Quelles charges faire passer dans votre SARL ?

La gestion des charges en SARL constitue un levier majeur d’optimisation fiscale, à condition de respecter un cadre strict. Ce guide signé Excilio, expert-comptable spécialiste des SARL, vise à éclairer chaque dirigeant de SARL sur les dépenses pouvant être imputées à l’entreprise, les règles applicables, les illustrations concrètes et les points de vigilance essentiels. 

Un doute sur une charge à faire passer dans votre SARL ? Contactez-nous !

Comprendre la notion de charges déductibles en SARL

Une charge déductible est une dépense engagée dans l’intérêt de l’activité de l’entreprise, justifiée et proportionnée, qui peut venir diminuer le résultat imposable. Cela signifie qu’elle réduit le bénéfice net soumis à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR) selon le régime fiscal choisi pour votre SARL.

Pour être déductible, une charge doit respecter trois conditions :

• Être engagée dans l’intérêt direct de l’entreprise (pas d’utilité personnelle).
• Être justifiée par une facture ou un document équivalent.
• Être enregistrée dans la comptabilité de l’exercice en cours.

Il faut distinguer charges et investissements : un ordinateur ou un véhicule par exemple seront considérés comme des immobilisations et devront faire l’objet d’un amortissement (répartition comptable sur plusieurs années).

Les charges courantes de fonctionnement

Les achats et fournitures

La SARL peut déduire l’ensemble des fournitures nécessaires à son activité : matériel de bureau (papier, stylos, enveloppes), petits équipements, mobilier d’appoint, consommables divers (cartouches d’encre, câbles, outils…).

Exemple : une SARL de services achète chaque mois 100 € de fournitures pour ses devis, dossiers clients et envois postaux. Ces achats sont totalement déductibles s’ils sont facturés au nom de la société et payés par celle-ci.

Les abonnements professionnels

Les abonnements indispensables à l’exercice de l’activité sont déductibles : forfaits internet, téléphonie, logiciels SaaS en ligne (type CRM, outil de facturation, suite bureautique…).

Exemple : une SARL souscrit un abonnement à un logiciel de comptabilité à 40 €/mois. La dépense est entièrement déductible, soit 520€ à l’année.

Les frais de déplacement

Sont déductibles les dépenses liées à des missions, rendez-vous clients, formations…

• Billets de train, d’avion, hôtels, péages, taxis
• Indemnités kilométriques (IK) si usage du véhicule personnel (barème URSSAF)

Exemple : un dirigeant effectue une mission à Lyon depuis Paris : train AR (160 €), hôtel (120 €), repas (30 €). Ces frais sont entièrement pris en charge par la société.

Les frais de repas

Deux cas sont déductibles concernant les frais de repas :

• Repas d’affaires (client, fournisseur)
• Repas du dirigeant seul, en déplacement professionnel loin du siège (ou du domicile s’il travaille à distance)

Exemple : déjeuner avec un prospect dans un restaurant (facture de 48 €). La dépense est justifiable et déductible.

Les loyers et charges locatives

Une SARL peut déduire :

• Le loyer de son local professionnel (bureau, atelier, boutique)
• Les charges d’entretien, électricité, chauffage, eau

Exemple : location d’un local à 900 €/mois + 150 € de charges. Déduction mensuelle totale de 1 050 € à imputer à la SARL directement.

Les charges liées aux ressources humaines et à la protection sociale

Rémunération du gérant

Si la SARL est à l’IS, la rémunération du gérant est une charge déductible, incluant les cotisations sociales. La charge du personnel en SARL est justement tout l’enjeu d’équilibre entre rémunération et diminution de l’IS.

Exemple : un gérant se verse 2 000 € net/mois. Avec 45 % de charges TNS, la SARL enregistre 2 900 € de charge déductible mensuelle, dont 900€ pour l’URSSAF.

Les contrats Madelin

Les principaux contrats Madelin déductibles pour un gérant majoritaire sont :

• Le PER : pour constituer un complément de retraite en capital ou en rente.
• La prévoyance : pour couvrir les arrêts de travail, l’invalidité ou le décès.
• La mutuelle : une complémentaire santé adaptée aux indépendants.

Ces contrats ont plusieurs avantages : ils sont déductibles en charges de la SARL en plus de déduire fiscalement la base imposable à l’IR pour le gérant.

Salaires et charges sociales

Toutes les rémunérations versées aux salariés sont des charges : salaires bruts, cotisations patronales, mutuelle, prévoyance…

Exemple : un salarié payé 2 500 € brut/mois, avec 1 000 € de charges patronales. La SARL déduit 3 500 € par mois pour son salarié ou générant minoritaire assimilé-salarié.

Frais de formation

Toute formation utile à l’activité ou à l’évolution professionnelle est déductible en charges de la SARL.

Exemple : une SARL finance 3 jours de formation en gestion de projet pour un salarié : 600 € pris en charge intégralement par l’entreprise.

Les charges financières et fiscales

Intérêts d’emprunt

Les intérêts d’un emprunt contracté pour l’achat d’un bien professionnel (véhicule, matériel, travaux) sont déductibles de l’entreprise.

Exemple : emprunt de 20 000 € pour un véhicule utilitaire. 800 € d’intérêts la première année = 800 € de charge à faire passer dans la structure.

Assurances professionnelles

Responsabilité civile professionnelle, multirisque, cyber-assurance, protection juridique… Toute assurance souscrite dans le cadre de l’activité est déductible de la SARL.

Exemple : prime annuelle de 1 200 € pour une RC Pro couvrant les activités de conseil.

Impôts et taxes

Tous les impôts et les taxes qui concernent l’activité de la SARL sont déductibles en charge, rien ne revient à la charge du gérant si ce n’est l’IR, bien entendu. Nous parlons de :

• CFE (cotisation foncière des entreprises)
• CVAE si applicable
• Taxe sur les véhicules de société
• Frais de greffe, frais d’annonce légale

À noter : l’impôt sur les sociétés (IS) n’est pas déductible car il porte sur le résultat net déjà déterminé.

TVA : un cas particulier

La TVA payée sur les achats est récupérable (et non une charge) si la SARL est au régime réel. Si elle est en franchise de base, la TVA payée est intégrée dans les charges.

Exemple : achat d’un ordinateur 1 200 € HT + 240 € de TVA → si récupérable, la charge est 1 200 €.

Les charges spécifiques selon l’activité

Activité commerciale ou artisanale

Les entreprises sous la forme d’une SARL exerçant une activité commerciale ou artisanale ont des charges spécifiques :

• Achat de matières premières ou de marchandises revendues en l’état.
• Coûts liés à la production ou à la transformation : énergie, sous-traitance.
• Frais de transport, stockage, conditionnement ou livraison.

Exemple : une SARL de menuiserie achète 8 000 € HT de bois et colle chaque trimestre, ainsi que 1 200 € de transport. Ces charges sont intégralement imputées sur le résultat.

Professions libérales

Les SARL exerçant une activité libérale peuvent déduire :

• Frais de documentation (revues spécialisées, ouvrages).
• Abonnements à des logiciels spécifiques (droit, santé, architecture).
• Honoraires à des confrères ou prestataires en sous-traitance.
• Dépenses de représentation ou de participation à des colloques.

Exemple : une SARL d’architectes engage 3 500 € par an en logiciels de modélisation et documentation. Ces frais sont essentiels à l’activité et donc déductibles.

Activités en télétravail

Les sociétés sans local peuvent déduire une partie des frais du domicile du dirigeant ou salarié :

• Quote-part du loyer ou des charges de copropriété.
• Consommation électrique et internet.
• Assurance habitation (proportionnellement à l’espace professionnel).

Exemple : un consultant en marketing digital dirigeant de SARL consacre 20 % de son logement à l’activité. Il peut déduire 20 % de son loyer mensuel, soit 200 € sur un loyer de 1 000 €.

Les erreurs fréquentes dans la gestion des charges d’une SARL

Voici le top 4 des erreurs les plus fréquentes sur la gestion des charges en SARL : 

1. Confondre dépenses personnelles et professionnelles : un achat mixte (ordinateur utilisé à la fois pour Netflix et le travail) ne peut pas être déduit sans justification claire.

2. Absence de justificatifs : chaque dépense doit être appuyée par une facture nominative au nom de la SARL, et réglée depuis le compte professionnel.

3. Dépenses excessives ou somptuaires : une montre de luxe, un restaurant gastronomique sans client, un véhicule de sport peuvent être requalifiés et entraîner un redressement… Cela va de soi mais il convient de le rappeler !

4. Utilisation abusive des indemnités kilométriques ou des frais de repas : il faut pouvoir prouver le lien avec une mission professionnelle et justifier l’intérêt du déplacement.

Les conséquences possibles sont importantes : redressement URSSAF ou fiscal, requalification en avantage en nature ou abus de bien social.

Pourquoi se faire accompagner par un expert-comptable pour vos charges ?

L’expert-comptable sécurise la déductibilité de vos charges et vous conseille en amont. Son rôle est notamment de

• Valider avec vous les critères de déduction (utilité, proportionnalité, justificatifs)
• Prévevenir les abus (notamment pour les dépenses mixtes)
• Optimiser vos déclarations (TVA, IS, charges sociales)
• Éviter les erreurs de libellés comptables ou d’imputation

Chez Excilio, nous analysons chaque dépense avec rigueur et vous aidons à organiser votre politique de charges. L’objectif : optimiser la fiscalité tout en restant parfaitement en règle. Un atout décisif pour piloter votre activité avec sérénité.

Confier la comptabilité de votre SARL à Excilio

Les charges représentent un enjeu majeur dans la gestion et l’optimisation fiscale d’une SARL. Mieux vaut être entouré de spécialistes pour vous assurer de faire les bons choix sans risque de requalification ou de redressement.

Pour une comptabilité optimisée de votre société, un réflexe : pensez à Excilio, le cabinet spécialiste des SARL.