Sous-traitance en agence : comment rester en conformité vis-à-vis de l’URSSAF ?
Sous-traiter fait partie de l’ADN des agences. Qu’il s’agisse d’absorber un pic de charge, d’aller chercher une compétence pointue ou de constituer une équipe “à la mission”, le recours à des freelances et prestataires externes est devenu un modèle normal.
Le problème, c’est que la sous-traitance en agence ne se résume pas à “trouver un bon profil”. Elle implique aussi des flux financiers et des responsabilités qu’il faut cadrer proprement. Sinon, les mêmes situations reviennent toujours : TVA mal traitée sur les refacturations, marges faussées, clients perdus dans les factures, et surtout risque URSSAF en cas de collaboration trop “salariée sans contrat”.
Posons avec vous un cadre utile et concret si vous sous-traitez régulièrement. Ni usine à gaz, ni bricolage. Juste les bons réflexes pour sécuriser juridiquement et fiscalement votre manière de travailler.
Sous-traitance et refacturation, deux choses différentes !
Avant de parler TVA ou autre, il faut clarifier une confusion fréquente.
Sous-traiter signifie que l’agence confie une partie de la mission à un prestataire. C’est une relation B2B entre l’agence et le sous-traitant.
Refacturer signifie que l’agence répercute tout ou partie de ce coût au client. C’est une relation B2B entre l’agence et le client.
Ces deux flux (prestataire sous-traité avec l’agence sous-traitante, puis agence avec le client) sont indépendants. Fiscalement, on ne “transfère” pas la TVA du prestataire au client. L’agence achète une prestation puis revend une prestation, souvent différente dans sa nature globale car elle inclut pilotage, intégration et responsabilité.
La TVA sur les prestations de sous-traitance
Dans les métiers d’agence (com, design, dev, contenu, marketing, conseil), le régime est simple : la sous-traitance est une prestation de services classique soumise à la TVA au taux normal, sauf cas très particuliers.
Autrement dit :
- Votre sous-traitant vous facture avec TVA s’il est assujetti et établi en France.
- Vous récupérez cette TVA si vous-même êtes redevable.
- Vous refacturez ensuite votre propre prestation au client avec TVA.
Il n’y a pas d’autoliquidation “par principe” en sous-traitance d’agence. Le mécanisme d’autoliquidation est une exception sectorielle (notamment BTP) et ne s’applique pas à vos prestations créatives ou digitales.
Le cas spécifique d’un sous-traitant basé dans l’UE ou hors UE
Si vous faites appel à un prestataire étranger, on bascule sur les règles de territorialité B2B : la TVA est due dans le pays de l’acheteur du service. Concrètement, cela signifie que vous autoliquidez la TVA française sur votre déclaration.
Le prestataire vous facture sans TVA locale, avec une mention du type “autoliquidation / reverse charge”.
Vous déclarez la base HT à la fois en TVA collectée et en TVA déductible si vous y avez droit.
Ce point est important car il a un impact de trésorerie nul, mais un impact déclaratif réel. Si vous oubliez l’autoliquidation, le flux devient “invisible” fiscalement.
La refacturation au client : TVA et marge
Côté agence, la refacturation ne doit pas être pensée comme un remboursement. Vous vendez au client une prestation complète, dont la sous-traitance est un composant.
La refacturation classique
Quand l’agence refacture une partie ou la totalité du coût d’un sous-traitant, cela constitue un élément de votre chiffre d’affaires. La TVA s’applique au même taux que votre prestation principale.
Même si vous faites une ligne dédiée “Sous-traitance / Production externe” sur la facture client, ce n’est pas une ligne hors TVA. C’est une composante du prix global de la mission.
La logique est simple : vous n’êtes pas un intermédiaire neutre, vous êtes le prestataire principal responsable de la livraison.
Le débours : une exception
Parfois, l’agence avance des frais au nom et pour le compte du client, sans y ajouter de marge. Dans ce cas seulement, on peut parler de débours.
Pour qu’un débours soit reconnu comme tel, il faut un cumul de conditions strictes : facture au nom du client, mandat explicite, absence de marge, refacturation à l’euro près et traçabilité parfaite.
Si la facture est au nom de l’agence ou si vous “emballez” le coût dans une prestation, on ne parle plus de débours, mais de refacturation soumise à TVA.
Dans les agences, les débours sont rarissimes en pratique. La plupart des “je refacture sans TVA parce que c’est un coût pour le client” sont des refacturations classiques.
Pourquoi la refacturation est un vrai sujet de pilotage ?
Mal traiter la refacturation ne crée pas seulement un risque fiscal, cela vient tout simplement fausser votre marge !
Si vous intégrez la sous-traitance comme un abondement neutre, vous sous-estimez votre chiffre d’affaires et vous perdez la lecture réelle de votre rentabilité projet.
Une agence saine comptablement suit sa marge après sous-traitance et pas seulement sa marge brute “humaine”.
Qui porte la responsabilité vis-à-vis du client ?
La TVA reflète une réalité juridique : le client contracte avec l’agence, pas avec le freelance.
Même si le freelance est visible, même si son nom apparaît dans l’équipe projet, la responsabilité finale est portée par l’agence.
Cela a deux implications pratiques :
- C’est vous qui devez sécuriser le contrat client et les livrables, même quand l’exécution est déléguée ;
- Vous devez avoir un contrat de sous-traitance qui vous protège réellement.
Sans cela, vous êtes exposé en cas de litige sur le résultat final, et vous ne pouvez pas vous retrancher derrière votre prestataire.
Les risques de requalification URSSAF avec la sous-traitance
Le risque URSSAF n’existe pas parce que vous travaillez avec des freelances. Il existe quand la relation réelle ressemble à un salariat déguisé.
L’URSSAF et les tribunaux raisonnent sur un critère central : le lien de subordination. Si un prestataire est intégré comme un salarié sans contrat de travail, il peut être requalifié.
Les signaux typiques de risque
Il ne s’agit pas d’une checklist figée, c’est une lecture d’ensemble. Mais certains signaux reviennent souvent :
Le prestataire travaille quasi exclusivement pour vous sur une longue période et sans vraie autonomie commerciale.
Il suit les mêmes horaires et contraintes internes qu’un salarié, avec validation hiérarchique continue.
Il utilise vos outils dans les mêmes conditions que l’équipe, sans distinction claire.
Il n’a pas de liberté sur l’organisation de son travail, ses méthodes ou ses priorités.
Sa rémunération ressemble à une paie régulière plus qu’à une facturation par mission.
Plus ces éléments s’accumulent, plus le risque de requalification augmente.
Ce que coûte une requalification
En cas de requalification, l’agence est traitée comme employeur. Cela entraîne un redressement des cotisations sociales sur plusieurs années, majorations, pénalités et parfois contentieux prud’homal.
C’est le scénario le plus cher parce qu’il arrive souvent sur des collaborations longues, donc sur une base de rémunérations significative.
Ce qui sécurise réellement une sous-traitance
Ce n’est pas “un contrat PDF”. C’est un contrat plus une réalité de travail cohérente.
Le prestataire doit garder son autonomie sur l’organisation de ses journées.
L’agence doit raisonner par livrables et objectifs, pas en management quotidien.
Le freelance doit pouvoir travailler pour d’autres clients et le montrer.
Les échanges doivent être dans une logique client-prestataire, pas RH-manager.
Vous pouvez être exigeant, cadré et orienté résultat sans exercer de subordination. C’est cette frontière qu’il faut garder en tête.
Alors, comment faire de la sous-traitance conforme ?
Une sous-traitance bien tenue permet de scaler une agence sans rigidité. Pour cela, trois piliers suffisent.
- Un cadre contractuel clair : mission, périmètre, délais, propriété intellectuelle, confidentialité, responsabilité et facturation.
- Une mécanique TVA propre : achats avec TVA récupérable, autoliquidation si prestataire UE, refacturation client avec TVA sauf débours réels.
- Une organisation de travail respectueuse de l’indépendance : objectifs, livrables, autonomie, pas d’intégration “salariée”.
Avec ces bases, vous évitez 95 % des problèmes.
Pratiquer une sous-traitance conforme avec Excilio
Chez Excilio, on accompagne beaucoup d’agences qui ont grandi grâce à la sous-traitance et qui veulent sécuriser ce modèle. Notre rôle est de rendre le système simple, lisible et robuste :
- TVA et refacturation sans zone grise.
- Contrats prestataires adaptés à votre réalité.
- Organisation des flux et de la marge projet.
- Prévention des risques URSSAF sur les collaborations longues.
Si vous sous-traitez régulièrement ou si votre collectif interne/externe grandit vite, découvrez nos missions comptables et fiscales pour vous permettre de le faire en toute conformité. Contactez-nous !
