Un débours est une somme avancée par un professionnel au nom et pour le compte de son client. Le professionnel règle temporairement une dette qui appartient juridiquement au client, puis obtient le remboursement exact du montant payé.
Lorsqu’il respecte les conditions applicables, le remboursement du débours n’entre pas dans le chiffre d’affaires du prestataire et n’est pas compris dans sa base de TVA.
Cette qualification est beaucoup plus stricte qu’une simple refacturation de frais.
Prenons une agence qui doit déposer une marque pour son client. Le client lui donne un mandat écrit l’autorisant à agir en son nom. La facture ou le justificatif de l’organisme est établi au nom du client. L’agence avance 300 euros puis récupère exactement cette somme.
L’opération peut être traitée comme un débours.
À l’inverse, si l’agence achète une licence logicielle en son propre nom, la facture lui est adressée et elle utilise l’outil pour exécuter sa prestation. Le montant refacturé au client ne constitue généralement pas un débours, même s’il est repris à l’euro près.
Il entre alors dans le chiffre d’affaires de l’agence et suit normalement le traitement de TVA de sa prestation.
Pour sécuriser un débours, plusieurs conditions doivent être réunies. Le professionnel doit disposer d’un mandat préalable et explicite. La dépense doit être engagée au nom du client. Le remboursement doit correspondre au montant exact et l’opération doit être justifiée.
Les sommes doivent être enregistrées dans des comptes de passage, et non parmi les charges et les produits de l’entreprise.
Le professionnel ne déduit pas la TVA figurant sur la facture établie au nom du client. C’est le client qui peut éventuellement exercer ce droit selon sa situation.
L’absence de marge ne suffit pas à créer un débours. Les expressions « frais au réel » ou « remboursement de frais » utilisées sur un devis n’ont pas, à elles seules, de valeur déterminante.
La qualification découle de la relation juridique, des factures et de la comptabilité.
Le régime présente un intérêt particulier pour les activités qui avancent régulièrement des sommes importantes. Il évite de gonfler artificiellement le chiffre d’affaires avec des montants qui ne rémunèrent pas réellement le prestataire.
Il doit toutefois être utilisé avec prudence. Une mauvaise qualification peut conduire à un rappel de TVA et à une réintégration des sommes dans le chiffre d’affaires.
La décision doit donc être prise avant l’achat. Une dépense réalisée en son propre nom ne peut pas facilement être transformée après coup en débours au moment de facturer le client.
