Devenir formateur : étapes pour se lancer et réussir

L’essentiel à retenir

1. Clarifier son expertise et son public cible pour construire un positionnement cohérent et crédibiliser son activité de formation.
2. Acquérir des compétences pédagogiques via une formation FPA ou équivalente, et utiliser les dispositifs de financement disponibles.
3. Choisir un statut juridique adapté (micro-entreprise, EI, EURL, SASU) et sécuriser son activité avec une assurance RC pro.
4. Obtenir le numéro de déclaration d’activité (NDA) et respecter les obligations annuelles, dont le BPF.
5. Se certifier Qualiopi pour accéder aux financements publics et garantir une qualité conforme au référentiel national.
6. Développer son activité grâce à une offre claire, une prospection active, une pédagogie de qualité et une bonne gestion administrative.
   

Devenir formateur professionnel, c’est choisir de transmettre son expertise tout en accompagnant le développement des compétences d’autrui. Le métier de formateur est une opportunité de carrière enrichissante, que ce soit en entreprise, en centre de formation ou à son compte. Avant de se lancer, il est toutefois important de connaître les étapes clés pour démarrer une activité pérenne et conforme au cadre légal. Pour ce faire, suivez le guide !

Étape 1 : clarifier son projet et son champ d’expertise

Se lancer comme formateur requiert d’abord une réflexion personnelle approfondie. Commencez par définir votre domaine de compétence et le public que vous souhaitez former. En effet, un formateur efficace est avant tout un expert dans un domaine spécifique, capable de transmettre un savoir-faire de manière pédagogique.

• Posez-vous les questions essentielles : quelle est votre expertise dans un domaine donné ?
• Quel type d’apprenants visez-vous (salariés en entreprise, demandeurs d’emploi en reconversion professionnelle, étudiants, etc.) ?
• Souhaitez-vous former des adultes en reconversion, des jeunes en alternance, des professionnels en poste ?

Ces éléments définiront votre positionnement et la forme que prendra votre activité.

Bon à savoir : le métier de formateur n’est pas strictement réglementé en France. Aucun diplôme spécifique n’est légalement exigé pour exercer comme formateur indépendant. Cependant, posséder une certification ou un titre professionnel en lien avec la formation reste un atout majeur pour convaincre vos clients et partenaires. De plus, une solide expérience professionnelle dans le secteur où vous souhaitez intervenir est presque indispensable pour crédibiliser votre offre. En clarifiant votre projet (thématique, public cible, objectifs) et en évaluant vos forces et lacunes, vous jetez les bases d’une activité de formation cohérente et viable.

Étape 2 : se former pour devenir formateur (et obtenir une certification)

Même si vous maîtrisez parfaitement un sujet technique, savoir former des adultes nécessite des compétences pédagogiques particulières. Il est donc judicieux de suivre une formation pour devenir formateur.

Il existe des cursus spécifiques dédiés à l’apprentissage du métier de formateur, dont le plus connu est le Titre Professionnel de Formateur Professionnel d’Adultes (FPA). Ce diplôme FPA de niveau 5 (niveau Bac+2) est reconnu par l’État et valide officiellement vos aptitudes à concevoir et animer des actions de formation. D’une durée typique de 6 à 10 mois, il couvre des modules clés :

• Ingénierie pédagogique (concevoir un contenu pédagogique et des modules de cours)
• Techniques d’animation en présentiel ou à distance
• Évaluation des acquis des apprenants, etc.

À l’issue de la formation, un examen comprenant mise en situation pratique et entretien permet d’obtenir le titre professionnel. Ce titre certifiant confère une crédibilité immédiate et facilite l’accès à des missions de formation. C'est notamment le cas via des appels d’offres publics ou des partenariats avec des organismes de formation.

Si vous ne souhaitez pas passer par un diplôme officiel, vous pouvez opter pour des formations courtes ciblant les compétences pédagogiques. L’important est d’acquérir une base pédagogique solide : un bon formateur est non seulement expert de son sujet, mais aussi pédagogue.

N’hésitez pas à investir dans le développement de vos propres compétences de formateur. D’ailleurs, de nombreux dispositifs peuvent financer sa formation pour devenir formateur :

• Le CPF peut prendre en charge tout ou partie du coût d’une formation certifiante.
• Pôle emploi (désormais intégré à France Travail) peut également soutenir les demandeurs d’emploi dans leur projet via des aides ou des dispositifs spécifiques.

Renseignez-vous sur les opportunités de financement afin d’obtenir une certification sans frein financier.

Étape 3 : choisir un statut juridique et lancer son activité

Une fois vos compétences pédagogiques en poche, il est temps de donner une existence légale à votre activité. Devenir formateur à votre compte vous oblige à créer une structure juridique pour exercer en toute légalité et facturer vos prestations. Plusieurs statuts s’offrent à vous, chacun avec ses avantages :

• Entrepreneur individuel (EI) : le statut d’entreprise individuelle est simple à créer et bien adapté pour démarrer seul. Depuis 2022, le nouveau statut entreprise individuelle protège le patrimoine personnel du formateur en le séparant du patrimoine professionnel (limitation de la responsabilité).
• Micro-entrepreneur (auto-entrepreneur) : ce régime ultra-simplifié, en réalité une forme particulière d’entreprise individuelle, séduit beaucoup de formateurs débutants. La micro-entreprise ou EURL est prisée pour sa création rapide en ligne et ses obligations comptables allégées. Elle convient si vous prévoyez un chiffre d’affaires modeste au démarrage. Attention toutefois aux limites du régime micro : chiffre d’affaires plafonné et protection sociale réduite. Au-delà des seuils, il faudra évoluer vers un autre statut.
• Société unipersonnelle (EURL ou SASU) : si vous visez une activité de plus grande envergure ou si vous souhaitez vous associer plus tard, créer une société peut être pertinent. Une EURL (SARL unipersonnelle) ou une SASU permet d’avoir une société à part entière, avec un capital social et un statut juridique plus adapté aux relations commerciales importantes. Les formalités de création d’entreprise sont plus lourdes que pour une micro-entreprise. Mais, ces statuts offrent davantage de crédibilité vis-à-vis de certains clients (grands comptes, organismes publics) et la possibilité de s’associer, d’embaucher, etc.

Il est recommandé de vous faire accompagner lors du choix du statut juridique et des démarches de création. Par exemple, un cabinet d’expertise comptable peut vous conseiller sur mesure. Les formalités de création d'entreprise (immatriculation, choix du code APE, etc.) peuvent être facilitées par un expert.

De même, n’oubliez pas de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle pour couvrir les risques liés à votre activité de formateur. Ce contrat vous protégera en cas de litige (dommage causé à un stagiaire, problème lors d’une session, etc.).

Étape 4 : réaliser la déclaration d’activité (obtention du numéro de formateur)

Pour être officiellement reconnu comme organisme de formation et faire valoir votre activité, une étape administrative essentielle est la déclaration d’activité auprès de l’administration. Cette démarche, prévue par le Code du travail, doit être effectuée dans les trois mois qui suivent votre première action de formation facturée. Une fois votre première convention de formation signée avec un client, vous devez constituer un dossier de déclaration et l’envoyer à la direction régionale compétente. Il s'agit de la DREETS – Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités, ex-Direccte.

Quels documents fournir ? Pour obtenir ce numéro d’enregistrement de déclaration d’activité (NDA), vous devrez généralement transmettre :

• Votre numéro SIRET d’entreprise.
• Une copie de la convention ou du contrat de formation signé avec votre premier client.
• Le programme détaillé de cette formation initiale
• Une attestation sur l’honneur de conformité.

L’administration peut également exiger un extrait de casier judiciaire vierge pour le dirigeant. Depuis peu, toute cette démarche peut s’effectuer en ligne via la plateforme officielle Mon Activité Formation du Ministère du Travail, ce qui simplifie les choses.

Une fois votre dossier validé (le délai de réponse est d’environ un mois), un numéro de formateur vous est attribué. Il s’agit d’un identifiant à 11 chiffres que vous devrez faire figurer sur toutes vos factures et conventions de formation professionnelles. Ce numéro atteste de votre statut de prestataire de formation déclaré.

Obligations annuelles

L’obtention du NDA s’accompagne d’une obligation de transparence. Chaque année, vous devrez soumettre un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant votre activité de formation (nombre de stagiaires, heures de cours, données financières). Ce BPF est une déclaration annuelle obligatoire à transmettre en ligne avant une date limite sous peine de perdre votre NDA.

Cette exigence vise à assurer un suivi national de la formation professionnelle et à garantir la qualité et la sincérité des organismes en activité.

Étape 5 : Garantir la qualité de vos formations – la certification Qualiopi

La crédibilité et le succès d’un organisme de formation reposent en grande partie sur la qualité de ses prestations. En France, cette qualité est désormais formalisée par la certification Qualiopi, issue de la loi « Avenir professionnel » de 2018.

Qualiopi, qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’une certification unique, délivrée par des organismes accrédités, qui atteste du respect d’un référentiel national de qualité par le prestataire de formation. Ce référentiel couvre 7 critères majeurs déclinés en 32 indicateurs (par exemple : adaptation des contenus aux publics, compétences des formateurs...).

Obtenir la certification de formateur Qualiopi nécessite une préparation minutieuse. Il faut :

• Mettre en place des procédures internes
• Produire des preuves (programmes, supports, évaluations, indicateurs de suivi, questionnaires de satisfaction, etc.).
• Passer avec succès un audit réalisé par un certificateur indépendant.

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tous les organismes de formation qui souhaitent accéder aux fonds publics ou mutualisés de la formation. Concrètement, cela signifie que sans Qualiopi, vos clients ne pourront pas financer vos formations :

• Via leur CPF.
• Via un OPCO (opérateur de compétences gérant les budgets formation des entreprises).
• Via France Travail (ex-Pôle Emploi) pour les demandeurs d’emploi.
• Via d’autres financements publics (État, régions, Agefiph pour les personnes handicapées, etc.).

Obtenir Qualiopi est donc presque indispensable pour ne pas se priver d’une large part de marché.

Étape 6 : Développer et pérenniser son activité de formateur

Vous avez validé toutes les démarches administratives ? Le plus dur reste à faire : trouver des clients, dispenser des formations efficaces et faire prospérer votre activité sur le long terme. Réussir en tant que formateur, c’est endosser de multiples casquettes : expert du contenu, pédagogue, mais aussi chef d’entreprise, commercial et communicant. Voici quelques clés pour vous aider à mettre en place une activité florissante :

Construire une offre attractive

Sur la base du projet défini à l’étape 1 :

• Élaborez des programmes de formation bien structurés, modulables et adaptés aux besoins du public visé.
• Proposez éventuellement des parcours sur-mesure
• Intégrez des modalités innovantes (classe virtuelle, blended learning mêlant présentiel et à distance, micro-learning, etc.)
• Mettez en avant ce qui vous différencie (votre spécialité métier, vos méthodes actives, un contenu actualisé, etc.).

Une offre claire et de qualité est le socle de votre réussite.

Trouver ses premiers clients

Suivez ces recommandations :

• Activez votre réseau professionnel et personnel en communiquant sur votre nouvelle activité.
• Mettez à jour votre profil LinkedIn.
• Créez un portfolio ou un site vitrine présentant vos formations, vos références et des retours d’expérience.
• Inscrivez-vous sur les plateformes mettant en relation formateurs et entreprises.
• Participez à des salons ou rejoignez des communautés de formateurs.

Les débuts peuvent être lents, mais chaque mission bien réalisée pourra en amener d’autres (bouche-à-oreille, recommandations). Pour démarrer, vous pouvez aussi intervenir en sous-traitance pour le compte d’un organisme de formation existant qui cherche des formateurs sur votre thème. C'est une bonne façon d’acquérir de l’expérience et de se faire connaître.

Exceller dans la pédagogie

La satisfaction de vos apprenants sera votre meilleure publicité. Pour cela, mettez l’apprenant au centre de vos préoccupations :

• Adaptez votre contenu pédagogique aux différents profils (niveaux hétérogènes, personnes en difficulté, en situation de handicap…).
• Variez les méthodes d’apprentissage (théorie, pratique, études de cas, mises en situation).
• créez une ambiance d’apprentissage conviviale et motivante.
• Soyez à l’écoute des besoins et feedback de vos stagiaires pour améliorer constamment vos interventions.

N’hésitez pas à vous former régulièrement aux nouvelles méthodes (digital learning, neuro-éducation, etc.) afin d’enrichir vos pratiques et de rester à la pointe.

Gérer son temps et son administration

En tant que formateur indépendant, vous devrez jongler entre la préparation des formations, leur animation, le suivi des apprenants et la gestion administrative. L’organisation est donc cruciale. Utilisez des outils numériques pour vous aider : par exemple, un logiciel de gestion de projet ou un LMS pour planifier vos sessions.

Sur le plan financier, veillez à bien fixer vos tarifs en tenant compte de vos frais (temps de préparation, déplacement, achat de matériel, cotisations sociales). Anticipez également la saisonnalité possible de votre activité afin de maintenir une trésorerie saine.

S'entourer de partenaires de confiance

Enfin, sachez vous entourer de partenaires de confiance pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Pour les aspects comptables et fiscaux, un accompagnement professionnel va faire la différence. Faire appel à un Expert-comptable pour formateurs & coachs vous permet par exemple de déléguer la tenue de votre comptabilité, vos déclarations de TVA et de charges sociales. Vous bénéficiez aussi de conseils avisés propres à votre secteur.

Que vous collaboriez avec un expert-comptable local ou en ligne, l’important est qu’il comprenne les spécificités de la vente de formation. Par exemple, les prestations de formation professionnelle continue peuvent être exonérées de TVA si l’organisme détient l’attestation administrative requise.

Bénéficier de ces dispositifs fiscaux sans commettre d’erreurs nécessite l’œil avisé d’un comptable pour les ventes de formation habitué à ces démarches. Un bon expert-comptable pourra également vous conseiller sur l’optimisation fiscale de vos revenus (choix du régime d’imposition, déductions possibles, etc.).

Devenir formateur demande une vraie préparation et une adaptation constante. C’est aussi un projet passionnant pour qui aime transmettre et voir progresser ses apprenants. En suivant ces étapes, de la définition de votre projet jusqu’à la montée en puissance de votre offre, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir dans ce métier.