Le rapprochement comptable consiste à comparer plusieurs sources de données afin de vérifier que chaque opération a été correctement enregistrée et que les soldes correspondent à la réalité.
Dans sa forme la plus connue, le rapprochement bancaire compare le relevé bancaire avec le compte de banque tenu en comptabilité.
Pour une entreprise digitale, le travail va souvent beaucoup plus loin. Il faut rapprocher les commandes, les factures, les rapports de paiement, les commissions, les remboursements et les virements reçus.
Prenons un e-commerçant qui réalise 100 commandes pour 12 000 euros. Son prestataire de paiement lui reverse 11 450 euros après avoir déduit 300 euros de frais et 250 euros de remboursements.
Le chiffre d’affaires ne correspond pas au virement net de 11 450 euros. La comptabilité doit reconstituer les ventes brutes, la TVA, les remboursements et les frais, puis rapprocher le solde avec le montant effectivement versé.
La même logique s’applique aux marketplaces. Amazon, Shopify Payments, PayPal ou Airwallex peuvent regrouper de nombreuses transactions dans un seul payout.
Le rapprochement permet d’identifier les ventes manquantes, les remboursements non comptabilisés, les frais non affectés et les écarts de calendrier.
Il peut être réalisé manuellement pour de faibles volumes, mais doit généralement être automatisé lorsque l’activité se développe.
L’automatisation ne dispense pas du contrôle. Une règle mal paramétrée peut reproduire la même erreur sur des milliers de transactions.
Il faut notamment vérifier que chaque identifiant de commande est associé à un paiement, que chaque remboursement corrige la vente initiale et que les frais sont enregistrés dans les bons comptes.
Les écarts peuvent provenir des délais de règlement. Une vente enregistrée le dernier jour du mois peut apparaître dans un versement bancaire effectué le mois suivant.
Des comptes de passage permettent alors de suivre les montants en attente entre la commande et le règlement.
Le rapprochement doit être réalisé régulièrement. Attendre la clôture annuelle augmente le nombre d’écarts et rend leur origine plus difficile à retrouver.
Une fréquence mensuelle est souvent un minimum. Les activités traitant de nombreux paiements peuvent effectuer des contrôles quotidiens ou hebdomadaires.
La qualité du rapprochement dépend des exports disponibles. Les données doivent comporter les dates, montants, devises, frais, références et statuts des transactions.
Le rapprochement comptable ne sert pas uniquement à produire des comptes justes. Il fournit aussi une vision fiable du chiffre d’affaires, des frais de paiement et de la trésorerie encore détenue par les plateformes.
