Facture Shopify : guide pour la créer et la gérer correctement

L’essentiel à retenir

• La facture Shopify est essentielle : elle constitue une preuve légale, optimise la gestion comptable et renforce l’image de marque de votre boutique.
• Obligations légales strictes : mentions obligatoires (identité, TVA, numérotation, paiement, échéance) sous peine de sanctions fiscales.
• Shopify n’intègre pas la facturation complète : il faut utiliser des applications tierces comme Pennylane pour automatiser et centraliser les factures.
• Personnalisation et automatisation : ajoutez logo, charte graphique et utilisez des outils pour gagner du temps et fiabiliser vos processus.
• Anticiper 2026 : la facture électronique deviendra obligatoire en France, nécessitant des solutions compatibles et un accompagnement expert.
  

Une facture semble banale jusqu’à ce que votre comptabilité dise le contraire. C’est la preuve tangible d’une transaction réussie. Un simple oubli, une erreur de saisie et vous risquez de perdre la confiance de vos clients. C’est un document indispensable qui obéit également à des obligations légales.

Pourtant, créer une facture Shopify ne devrait pas être un casse-tête. Avec les bons outils et un bon accompagnement, votre facture professionnelle sera prête en moins d’une minute. C’est justement ce que nous vous montrons à travers ce guide : l’importance de la facture Shopify, les éléments essentiels à savoir et des astuces pour la créer rapidement et gagner du temps chaque mois.

Pourquoi la facture Shopify est essentielle pour votre boutique ?

Une facture Shopify n’est pas qu’un simple bout de papier ou un mail qui arrive de manière systématique dans la boîte mail de vos clients. Preuve de transaction, outil de gestion comptable, trace légale… Elle répond à des enjeux différents.

Conformité légale

Pour qu’elle soit valide, une facture Shopify doit mentionner des informations obligatoires. Ce document doit, entre autres, inclure :

• L’identité complète de l’émetteur et du client : nom, adresse, SIRET ;
• Un numéro unique et séquentiel ;
• La date d’émission et, le cas échéant, la date de livraison ;
• Le détail des produits/services : désignation, quantité, prix unitaire, TVA ;
• Le montant hors taxe et TTC et le taux de TVA appliqué ;
• Conditions et date d’échéance ;
• Modalité de paiement ;

Le non-respect de ces mentions peut entraîner des contrôles fiscaux ou des rejets comptables. Cela fragilise considérablement la gestion globale de votre boutique Shopify. C'est pour cela que sa création requiert l'assistance d'un expert-comptable e-commerce.

Traçabilité et gestion comptable

Une facture rédigée dans les règles de l’art optimise la traçabilité de vos transactions et, par ricochet, votre gestion comptable. Elle sert en effet de preuve irréfutable pour les ventes.

Dans le commerce électronique où les commandes vont et viennent rapidement, une bonne gestion comptable permet d’éviter les erreurs et d’analyser facilement les performances de votre e-boutique.

Renforcer votre image de marque

Une facture Shopify soignée et bien présentée contribue aussi au développement de l’image de marque de votre entreprise. Un document personnalisé, intégrant un logo et un design harmonieux, reflète un sentiment de sérieux et de qualité. On n’y pense pas souvent, mais la qualité de votre facture impacte votre professionnalisme.

• Elle inspire confiance ;
• Elle encourage les clients à revenir ;
• Elle augmente les chances de recommandation.

Dans un secteur très marqué par la concurrence comme l’e-commerce, ces attentions transforment un simple processus d’achat en une expérience client à la fois positive et mémorable.

Shopify et la facturation : que doit-on savoir ?

Avec près de 4,82 millions de boutiques actives en 2024, Shopify est sans doute le meilleur CMS e-commerce le plus prisé dans le monde. La plateforme génère environ 8,9 milliards de dollars de revenus annuels et affiche une croissance de plus de 20 % par an. Une telle réussite repose sur sa capacité à offrir une solution innovante pour gérer les commandes et développer facilement une activité sur la toile.

Cependant, la plateforme ne dispose pas d’un système de facturation complet intégré. Par défaut, elle ne permet que l’édition de reçus ou de bordereaux d’expédition. Il vous appartient alors de trouver des outils performants pour vous conformer aux exigences fiscales légales.

Des applications tierces viennent compléter les fonctionnalités de base en automatisant, par exemple :

• La création de factures en version PDF
• L’envoi direct des documents personnalisés à vos clients
• La gestion des avoirs,

Bon à savoir : investir dans un logiciel de facturation premium est un choix stratégique pour votre activité. L’outil propose plus d’options de personnalisation, dans le total respect des réglementations. À travers son expertise avérée en comptabilité shopify, Excilio vous aide à choisir les meilleures solutions pour garantir une gestion comptable fiable et sans erreurs.

Étapes pratiques pour créer et gérer une facture Shopify

Si la facture joue un rôle si central, quelles sont les bonnes pratiques pour la créer correctement ? Découvrez tous les détails dans ce guide du dropshipping et factures shopify.

Création manuelle via l’interface Shopify

Pour créer une facture Shopify manuellement, rendez-vous dans la section « Commandes » dans l’interface d’administration.

Ensuite, sélectionnez la commande concernée avant de cliquer sur « Créer une facture » ou bien avant d’utiliser un outil spécialisé.

Assurez-vous que toutes les informations essentielles figurent dans la facture. N’oubliez pas non plus de vérifier qu’elles sont bel et bien correctes et dépourvues de tout défaut de forme. Cela fait, vous pouvez désormais enregistrer, puis envoyer la facture à son destinataire.

Personnalisation des factures

La personnalisation des factures permet de booster l’image et la notoriété de votre boutique Shopify. En utilisant le générateur de factures intégré ou des modèles préconçus, il est par exemple possible de :

• Ajouter le logo de l’entreprise
• Adapter les couleurs aux codes de la marque
• Inclure des messages personnalisés comme des remerciements ou les conditions de vente.
• Utiliser votre charte graphique pour créer une facture conforme à votre identité de marque.

Pour obtenir un meilleur rendu, prenez le temps de tester plusieurs versions. Le but est ici d'évaluer la pertinence, la praticité et l’efficacité de chaque facture pour qu’elle reflète votre image de marque.

Automatisation avec des outils performants

L’automatisation devient indispensable si vous êtes amené à traiter un volume important de commandes depuis votre boutique Shopify. Plusieurs solutions se démarquent par leur fiabilité et leurs fonctionnalités adaptées à tous les besoins.

Excilio, en partenariat avec Pennylane vous permet une création et une gestion simplifiée de vos factures. Cette intégration officielle avec Shopify est possible grâce à Billy by Pennylane.

• Synchronisation des ventes : Pennylane se connecte à votre boutique Shopify et récupère les commandes, les paiements et les clients. Son intégration au CMS est assurée par une API ou un export CSV.
• Génération de factures : maintenant que vos ventes sont importées sur Pennylane, l’outil va commencer à créer les factures. Il veille au respect des normes comptables françaises.
• Automatisations comptables : Pennylane ne se contente pas de pondre des factures. Elle entame la comptabilité pour suivre les ventes, gérer la TVA et faire du reporting financier en temps réel.

Bon à savoir : Pennylane ne crée pas les factures depuis Shopify à proprement parler. Il fait le processus de création depuis sa propre plateforme à partir des données récupérées à Shopify.

Bonnes pratiques de gestion

Que vous optiez pour la méthode manuelle ou automatique, quelques bonnes pratiques vous permettront une création conforme de vos factures shopify :

• Numérotation unique : chaque facture doit avoir un numéro unique, séquentiel et surtout non dupliqué. Cette pratique permet de détecter rapidement les éventuelles erreurs ou incohérences dans vos documents.
• TVA et expédition : bien configurer les taux de TVA suivant la zone géographique de vos clients. N’oubliez pas d’inclure systématiquement les frais de livraison dans le montant total.

• Vente à l’international : Adaptez les devises aux marchés locaux. Prenez le temps de traduire les documents dans plusieurs langues différentes et respectez les obligations fiscales propres à chaque pays. Il en est par exemple le cas de la TVA intracommunautaire en Europe.
• Mobilité : L’application Shopify permet de créer et d’envoyer des factures directement depuis un smartphone ou une tablette. Cela apporte plus de réactivité dans le traitement des commandes.
• Intégration comptable : combiner Shopify à des solutions comptables comme Pennylane ou à un ERP permet de centraliser la gestion financière, d’automatiser les rapprochements, de disposer d’une vue complète et permanente sur les ventes, les paiements et la trésorerie.

Parce qu’une facture, c’est avant tout un outil clé en main pour gérer votre activité sereinement, rien de plus simple que de se faire accompagner par des experts.

Tour d’horizon 2026 : anticiper la facturation électronique

Si à l’heure actuelle, la digitalisation de la facturation n’est qu’une simple option, très bientôt, cela deviendra le nouveau standard du marché. En France par exemple, la facture électronique B2B deviendra obligatoire à compter du 1er septembre 2026. Cela concerne particulièrement les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire.

Les petites et moyennes entreprises doivent, quant à elles, se conformer à cette nouvelle réglementation à partir du 1er septembre 2027. Cette réforme vise à :

• Améliorer les échanges entre sociétés
• Limiter la fraude à la TVA
• Accélérer les traitements administratifs.

Anticiper cette évolution est essentiel pour éviter toute interruption dans la facturation. Ainsi, pensez déjà à choisir des applications Shopify compatibles avec la facturation électronique. Des solutions capables de produire des factures au format structuré.

Dans cette optique, faites-vous accompagner par Excilio, un cabinet d’expert-comptable dropshipping et Shopify. Ce dernier intervient pour analyser vos processus actuels afin d’imaginer déjà une solution adaptée aux nouvelles exigences de demain. Le cabinet peut mettre à votre profit son partenariat avec Pennylane. Au-delà de la mise en place d’une solution de facturation modulable et évolutive, le cabinet peut aussi former vos équipes et

Créer, gérer, puis maîtriser une facture Shopify va bien au-delà d’une simple conformité administrative légale. C’est un moyen de mettre en valeur le sérieux de votre boutique et, par la même occasion, de perfectionner votre relation client. En intégrant des solutions expertes comme celles proposées par Excilio, vous rendez facile la gestion comptable de votre entreprise. De plus, vous gagnez du temps dans votre organisation globale.

Ceci dit, n’attendez plus pour contacter un expert-comptable e-commerce et bénéficier d’un accompagnement premium pour la création et la personnalisation de votre facture Shopify.