Comment paramétrer Pennylane avec votre e-commerce ?

Pennylane est devenu un outil central pour de nombreux e-commerçants clients chez nous. Bien configuré, il permet une lecture claire de la trésorerie, de la TVA et de la rentabilité. Mal paramétré, il peut au contraire donner une illusion de maîtrise tout en accumulant des erreurs structurelles.

Vos flux sont multiples : ventes brutes, remboursements, frais de paiement, commissions, TVA multi-taux, litiges, marketplaces. Le rôle de Pennylane n’est pas de “deviner” ces règles, mais de les appliquer correctement à partir d’un paramétrage cohérent.

Voici comment structurer Pennylane pour votre e-commerce. Spoiler alert : l’idéal reste de le faire avec un cabinet comme Excilio !

Bien connecter Pennylane avec votre e-commerce : de quel enjeu parle-t-on ?

Pennylane est souvent présenté comme un outil comptable “automatisé”. En réalité, il automatise ce que vous lui demandez d’automatiser.

En comptabilité e-commerce, Pennylane ou pas, les erreurs ne viennent pas de l’outil, mais de règles mal définies en amont : mauvaise base de chiffre d’affaires, TVA calculée sur les virements au lieu des ventes, frais absorbés dans la marge, litiges invisibles.

Un bon paramétrage Pennylane doit répondre à une seule question : est-ce que mes chiffres comptables racontent la même histoire que mon activité réelle ?

Voici le socle de connexions à mettre en place.

1. Paramétrer correctement la TVA dès le départ

La TVA est le premier point à sécuriser, car une erreur ici se propage partout.

En e-commerce, Pennylane ne doit jamais calculer la TVA à partir des encaissements bancaires. La TVA se raisonne à partir des ventes brutes, avant frais de paiement, commissions ou délais de virement.

Le paramétrage doit donc permettre :

• D’identifier les ventes HT et la TVA collectée par taux,
• De distinguer les ventes France, UE et hors UE,
• De gérer les cas OSS lorsque l’e-commerce vend à des particuliers européens,
• De traiter correctement la TVA sur les frais annexes (livraison facturée, remises, avoirs).

Sans cette base, les déclarations de TVA deviennent incohérentes, même si les chiffres “semblent” corrects.

2. Structurer les produits et catégories comptables

Un e-commerce ne vend pas “un chiffre d’affaires global”. Il vend des produits, parfois très différents en matière de marge, de TVA ou de logistique.

Dans Pennylane, il est essentiel de structurer les produits de manière intelligente, non pas pour complexifier votre comptabilité mais bien entendu pour la rendre lisible.

Cela permet notamment :

• De distinguer produits physiques et services,
• D’isoler les ventes à taux de TVA différents,
• De suivre certaines gammes stratégiques,
• De faciliter l’analyse de la marge.

L’objectif n’est pas de créer une usine à gaz, mais d’éviter une comptabilité trop agrégée, inutilisable pour le pilotage.

3. Traiter correctement les frais de paiement et commissions

C’est l’un des pièges les plus fréquents que nous avons pu noter.

Stripe, PayPal, Mollie, marketplaces… tous prélèvent des frais avant de reverser les fonds. Si Pennylane est mal paramétré, ces frais sont souvent “noyés” dans le chiffre d’affaires net reçu sur le compte bancaire.

Un paramétrage sain impose :

• Un compte de passage pour chaque PSP,
• Une distinction claire entre chiffre d’affaires brut et frais,
• Une imputation des frais en charges identifiées,
• Une réconciliation précise entre ventes, frais et virements.

Sans cela, la marge affichée est fausse, et les écarts deviennent chroniques.

4. Gérer les remboursements et litiges sans fausser les chiffres

Dans votre activité, les remboursements (malheureusement) font partie de votre modèle. Les litiges aussi.

Dans Pennylane, ils ne doivent jamais être traités comme de simples mouvements bancaires.

Un remboursement impacte le chiffre d’affaires, la TVA collectée, parfois votre stock et votre marge réelle.

Un bon paramétrage permet de distinguer :

• Les remboursements clients,
• Les rétrofacturations,
• Les litiges en cours,
• Les pertes définitives.

C’est indispensable pour éviter une surestimation du chiffre d’affaires et une sous-estimation des coûts réels.

5. Connecter Pennylane aux bons outils e-commerce

Pennylane n’est pas un ERP e-commerce même si c’est un logiciel très puissant, il doit donc s’appuyer sur les bons flux.

Pour une boutique en ligne, cela signifie généralement :

• Une connexion propre aux banques,
• Des règles claires avec les plateformes de paiement,
• Une cohérence avec Shopify ou les marketplaces,
• Une lecture compatible avec la gestion des stocks et du COGS.

Multiplier les connexions sans logique globale est souvent contre-productif. Ce qui compte, ce n’est pas le nombre de flux, mais leur cohérence comptable.

6. Adapter le paramétrage au stade de maturité de l’e-commerce

Un point souvent négligé : le bon paramétrage n’est pas figé !

Un e-commerce en lancement, un site en croissance et une DNVB structurée n’ont pas les mêmes besoins. Pennylane doit évoluer avec l’activité : nouvelles règles TVA, nouveaux canaux, internationalisation, abonnements, bundles…

Un paramétrage pertinent en année 1 peut devenir inadapté en année 3 si rien n’est revu. Vos connexions Pennylane/e-commerce doivent évoluer avec votre activité !

Pennylane n’est pas un expert-comptable !

C’est un point clé. Pennylane est un excellent outil de comptabilité, mais il n’analyse pas votre modèle économique. Il applique des règles : si ces règles sont mal définies, l’outil produit des chiffres faux… de manière très convaincante.

C’est là que réside le risque principal pour les e-commerçants : croire que l’automatisation remplace la réflexion comptable. D’où notre « spoil » dans l’intro : paramétrer Pennylane avec votre e-commerce, c’est logique, le faire avec un expert métier, c’est indispensable !

Paramétrer Pennylane pour votre e-commerce avec Excilio

Chez Excilio, nous intervenons régulièrement sur des dossiers où Pennylane est déjà en place, mais mal exploité. Notre rôle consiste à reprendre le paramétrage à la racine : TVA, produits, frais, litiges, logique de marge et cohérence avec les flux réels.

L’objectif n’est pas d’avoir “un outil qui tourne”, mais des chiffres fiables pour piloter votre activité e-commerce.

Un bon paramétrage Pennylane n’est pas une option, c’est un prérequis pour comprendre votre rentabilité, sécuriser votre fiscalité et prendre les bonnes décisions. On aborde le suejt ensemble ? Contactez-nous !