Comment personnaliser Pennylane pour qu’il s’adapte à votre métier ?

Pennylane est souvent perçu comme un logiciel comptable « prêt à l’emploi », mais cette vision est incomplète. Derrière son interface épurée, l’outil de comptabilité cache une richesse de paramétrages et de fonctionnalités qui permettent d’en faire une solution 100 % adaptée à votre métier. Encore faut-il savoir comment la configurer et avec qui. Car c’est bien en collaboration avec un expert-comptable spécialisé que Pennylane révèle tout son potentiel opérationnel. Voici jusqu’où vous pouvez aller dans la personnalisation et pourquoi vous ne devriez pas y aller seul.

Pennylane : un outil standard… à personnaliser en profondeur

En apparence, Pennylane propose une interface uniforme pour tous ses utilisateurs. C’est évident puisqu’il doit s’adapter à toutes les types d’entreprise. Pourtant, dès que l’on creuse un peu, on découvre qu’il est possible de personnaliser de nombreux éléments : plan comptable, indicateurs clés, automatisation des flux, droits d'accès, workflows de validation… Le rôle d’un expert-comptable n’est pas seulement de suivre votre comptabilité dans l’outil, mais bien de vous configurer l’environnement Pennylane pour qu’il reflète la réalité de votre activité, vos enjeux financiers et vos habitudes de gestion.

Ce que l’on peut personnaliser concrètement dans Pennylane

Plan comptable adapté à votre activité

Le plan comptable par défaut proposé par Pennylane peut (et doit) être modifié pour mieux correspondre à votre organisation. L’expert-comptable spécialisé Pennylane peut ajouter des comptes spécifiques à votre secteur (ex : compte 706001 pour la vente de formations en ligne, ou 604500 pour l’achat de matières premières) et créer une logique de codification qui reflète vos opérations quotidiennes.

Tableaux de bord et vues analytiques par métier

Les dashboards Pennylane sont personnalisables pour faire ressortir les indicateurs qui comptent vraiment : marge brute, répartition des charges fixes/variables, coût d’acquisition client, résultat par canal de vente… Grâce aux axes analytiques, il est possible de structurer l'information par client, projet, service, ou canal pour des analyses fines et pilotées.

Workflow de validation, circuits de facturation, automatisations

Pennylane permet de configurer des workflows de validation pour vos factures fournisseurs, vos paiements ou vos notes de frais. Ces circuits sont modulables selon votre gouvernance interne (ex : une validation par le manager de pôle avant traitement comptable) et peuvent inclure des règles d'automatisation (rattachement automatique à un compte, saisie analytique, envoi au bon service, etc.).

Zoom par secteur : comment Pennylane s’adapte à votre métier ?

E-commerce / Retail

Pennylane est particulièrement puissant pour les e-commerçants. Grâce à ses intégrations natives avec Shopify, Prestashop, Stripe ou Amazon, toutes les ventes et encaissements remontent automatiquement dans l’outil. Vous pouvez créer des axes analytiques par produit, par gamme ou par canal de vente pour suivre la performance en temps réel. Il est aussi possible d’automatiser la gestion de la TVA intracommunautaire, ou d’établir des marges produits dynamiques. L’expert-comptable configure le plan comptable pour intégrer les commissions des marketplaces, les retours clients, les frais logistiques, etc. 

C’est simple : vous centralisez tous les flux de votre e-commerce au même endroit.

Agences de communication, marketing, digital

Dans ces structures, la personnalisation repose sur le suivi par projet ou client. Pennylane permet d’assigner chaque facture ou dépense à un dossier client, facilitant le calcul de la rentabilité par mission. L’expert-comptable peut mettre en place des comptes spécifiques pour les achats de sous-traitance, les refacturations, les outils SaaS ou les campagnes publicitaires. Des tableaux de bord peuvent afficher les marges par client ou par pôle, les dépenses par canal (SEA, SEO, content…) ou le temps moyen de facturation.

Plus qu’un outil de comptabilité, Pennylane devient un véritable outil de décisions stratégiques pour les agences digitales.

Prestataires de services / sociétés de conseil

Pour des prestataires de service ou sociétés de conseil (ESN), le suivi du temps facturé vs temps passé, la gestion des récurrents (abonnements, maintenance) et la rentabilité par consultant sont centraux. Pennylane peut être configuré pour intégrer des vues analytiques par consultant, business unit ou typologie de mission. Votre expert-comptable peut intégrer une logique de reconnaissance du chiffre d’affaires différée si la prestation est longue ou récurrente. Des automatisations de facturation peuvent aussi être mises en place selon les échéances contractuelles.

Startups & scale-ups

Les start-ups ont des besoins spécifiques en matière de suivi de trésorerie, de levée de fonds, de consolidation multi-filiale. Pennylane permet de suivre le burn rate, d’automatiser le suivi des décaissements stratégiques (paie, R&D, CAC, marketing…) et de construire des vues consolidées entre plusieurs entités. L’expert-comptable peut configurer le plan comptable pour y intégrer les outils de financement type BSA, BSPCE ou SAFE, et aider à produire les tableaux financiers attendus par les investisseurs.

Professions libérales & cabinets

Les professions réglementées (médecins, avocats, notaires, etc.) peuvent également personnaliser Pennylane : organisation par client ou dossier, intégration de la gestion des encaissements (honoraires, rétrocessions…), suivi des frais professionnels spécifiques (déplacements, cotisations, matériel). L’expert-comptable configure des axes d’analyse pertinents : activité par domaine juridique, spécialité médicale, taux de rentabilité horaire, etc.

Infopreneurs & formateurs en ligne

Pour les infopreneurs, Pennylane est compatible avec les plateformes comme Podia, Kooneo, Teachable ou Paypal. Ces intégrations permettent de centraliser les ventes, les remboursements et les frais de transaction. L’expert-comptable adapte la codification comptable pour différencier les ventes TTC/B2B/B2C, les frais Stripe, les achats de contenu ou de prestation, tout en automatisant les écritures de fin de mois (débits différés, abonnements mensuels…). Voici les principaux outils avec lesquels Pennylane peut se connecter.

Entreprises du Web3 / crypto

Les entreprises dans la blockchain doivent gérer des flux en cryptoactifs, des wallets multi-signatures, des paiements hybrides (fiat + crypto). Pennylane permet une comptabilité hybride avec des saisies manuelles organisées autour de libellés spécifiques. L’expert-comptable doit définir un cadre de traitement comptable spécifique (valorisation des actifs, volatilité, règles fiscales…) et peut créer des dashboards adaptés : valorisation de portefeuille, PV/MV latentes, encaissements sur période, etc. Un must have donc pour les entreprises du web 3.0.

Personnaliser Pennylane sans expert-comptable : quels risques ?

Sans accompagnement, la personnalisation de Pennylane reste souvent superficielle. Les conséquences : mauvais suivi analytique, erreurs dans les affectations comptables, indicateurs inexploitables, voire retards dans les déclarations fiscales. De nombreuses entreprises abandonnent ou sous-exploitent l’outil faute de paramétrage initial pertinent.

L’expert-comptable, à condition qu’il soit spécialisé, apporte ici une double expertise : connaissance de votre secteur + maîtrise de l’outil. Il ne s’agit pas d’un simple transfert de données dans un logiciel, mais bien d’une construction d’un système d’information financier à votre image.

Excilio + Pennylane : un duo stratégique pour personnaliser Pennylane

Chez Excilio, nous avons développé une expertise de pointe sur Pennylane. Nous n’utilisons pas l’outil par défaut : nous le construisons sur mesure avec chaque client, selon son métier, son modèle économique et ses objectifs.

Notre accompagnement inclut :

• Diagnostic de vos processus et outils existants
• Reprise et personnalisation complète du plan comptable
• Mise en place de vues analytiques sectorielles
• Automatisation des tâches comptables répétitives
• Formation à l’outil sur la base de votre configuration
• Suivi et évolutions régulières du paramétrage

Pennylane devient alors un levier stratégique, pas seulement un outil de conformité fiscale et comptable. Pour en tirer le meilleur, mieux vaut être bien accompagné. Vous souhaitez découvrir comment Pennylane peut s’adapter à votre métier ? Parlez-en avec nos experts Excilio