Les 10 automatisations qui font gagner 10h/semaine à un e-commerçant

Le vrai “temps perdu” en e-commerce ne vient pas du commerce. Il vient de la traduction financière : recoller les bouts entre Shopify, les PSP, les marketplaces, la pub, le stock et la TVA. Chaque semaine, ça se rejoue : exports, copier-coller, calculs au ressenti, écarts qu’on repousse au mois suivant.

Les automatisations utiles sont celles qui suppriment les tâches répétitives et sources d’erreur tout en laissant un contrôle sur ce qui a un impact direct sur votre business. Les dix automatisations ci-dessous sont celles qui libèrent le plus d’heures chez les e-commerçants qu’on accompagne au quotidien chez Excilio.

1. L’import quotidien des ventes en comptabilité

Le gain vient du fait que vous n’exportez plus jamais vos ventes (Shopify ou autre). Mais pour que l’automatisation soit saine, il faut injecter les ventes au brut HT + TVA et non les encaissements nets.

Concrètement, la connexion Shopify avec votre outil comptable (Pennylane étant le plus adapté) doit remonter : gross sales, remises, frais de livraison facturés, retours et taxes. Vous paramétrez ensuite une règle simple : une écriture par jour plutôt qu’une par commande. C’est ce qui garde la compta légère sans perdre le détail.

L’automatisation est réussie quand vous pouvez ouvrir votre outil et retrouver chaque jour un CA brut cohérent avec Shopify, Prestashop ou Woocommerce, sans retraitement manuel.

2. Le lettrage automatique des payouts Shopify Payments

Si vous utilisez Shopify, le principal écart e-commerce est là : Shopify verse du net, vous devez comptabiliser du brut.

La mécanique la plus simple à automatiser consiste à créer un compte de passage Shopify Payments (511x ou 467x). Chaque jour, les ventes brutes s’y accumulent. Quand un payout arrive en banque, l’outil le lettre automatiquement sur ce compte avec 3 sous-composants : frais Shopify, remboursements, litiges.

Vous savez que c’est bien configuré quand un payout se rapproche en moins de 5 minutes et qu’il n’y a plus de “différences non expliquées”.

3. Synchronisation Stripe/PayPal/Alma avec des règles de ventilation

Dès qu’il y a plusieurs PSP, le bricolage commence. L’automatisation utile n’est pas “importer Stripe”. C’est importer Stripe avec des règles.

Exemple : chaque transaction Stripe alimente une écriture de CA brut, chaque fee Stripe se comptabilise automatiquement en coût variable et les payouts sont lettrés via un compte de passage Stripe séparé de Shopify Payments. Si vous utilisez PayPal ou Alma, même logique : un compte de passage par PSP.

Résultat : plus aucune confusion et vous récupérez une lecture propre du coût de paiement par canal.

4. Export Google Sheet programmé des ventes par canal (Shopify, Amazon, TikTok Shop…) 

Beaucoup de boutiques perdent du temps à “retrier les canaux” à la main fin de mois.

L’automatisation consiste à programmer un export hebdomadaire par canal dans un Google Sheet, avec les champs clés : ventes brutes, commissions, frais logistiques canal, TVA, remises et retours. Une fois ce tableau alimenté automatiquement, vous n’avez plus qu’à lire la marge nette par canal.

C’est ce tableau pivot qui permet de décider vite où accélérer et où ralentir sans attendre la clôture annuelle.

5. Calcul automatique de la marge réelle via COGS + frais variables “net-net”

La marge Shopify est une marge commerciale, pas une marge économique. Pour automatiser la marge réelle, il faut connecter les coûts d’achat et les frais variables au niveau mensuel.

Mise en place simple :

• Vous appliquez un calcul COGS standard (stock initial + achats - stock final)
• Vous faites remonter automatiquement les frais variables : PSP, commissions marketplaces, logistique variable, retours, promotions et surtout CAC.
• Vous obtenez chaque mois une marge “net-net” qui sert à votre seuil de rentabilité et à votre BFR.

Si votre marge change, vous savez pourquoi dans le mois. Pas six mois après !

6. Traitement automatique des retours et remboursements avec impact TVA

Les retours ne sont pas qu’un sujet logistique : ce sont des écritures TVA et marge.

L’automatisation consiste à faire remonter dans votre compta un flux “retours/remboursements” séparé des ventes. Les applications de retours bien paramétrées renvoient le statut retour → remboursement → réintégration stock. Cela permet une comptabilisation automatique : baisse de CA HT, baisse de TVA collectée, éventuel coût logistique en charge variable.

Vous évitez ainsi le scénario classique : Shopify dit “on a vendu”, la banque dit “on a remboursé” et la TVA devient incohérente…

7. Centralisation automatique des factures et reçus e-commerce

Le temps perdu ici est invisible : chercher les factures, les envoyer, les reclasser, les oublier.

L’automatisation activable c’est une boîte mail ou un dépôt unique où vos fournisseurs envoient tout. L’outil comptable récupère automatiquement les justificatifs, les lit et pré-remplit la dépense. Votre rôle se limite à valider.

Quand vos justificatifs sont capturés en continu, la clôture devient 10 fois plus courte et vous ne perdez plus de charges déductibles.

8. Automatisation TVA et OSS avec ventilation par pays

Fin de trimestre OSS, la plupart des boutiques repartent de zéro.

L’automatisation utile est de tracker les ventes B2C UE par pays en continu. Shopify (ou vos marketplaces) doivent exporter automatiquement : pays de destination, base taxable HT, taux appliqué et TVA collectée. L’OSS devient alors un simple copier-coller d’un tableau déjà prêt, au lieu d’un chantier de plusieurs heures.

C’est aussi cette automatisation qui sécurise votre passage en TVA réelle dès que les seuils sont franchis.

9. Récupération automatique des dépenses publicitaires 

Les ads sont un coût variable économique. Les laisser hors suivi revient à surestimer la marge.

L’automatisation consiste à importer chaque semaine vos dépenses Meta, Google et TikTok dans le même outil de pilotage que vos ventes. Vous obtenez alors un CAC moyen par canal et sa tendance.

Vous n’avez plus besoin de reconstruire la rentabilité campagne par campagne à la main. Et vous voyez immédiatement si une hausse de CA masque en réalité une dégradation de contribution.

10. Clôture mensuelle semi-automatique avec contrôles d’écarts comptables

La dernière automatisation “verrouille” toutes les autres : une clôture comptable courte, systématique et toujours identique.

Vous mettez en place une check-list mensuelle avec contrôles automatiques : cohérence ventes brutes vs écritures, cohérence TVA Shopify vs TVA compta, rapprochement payouts, évolution stock/COGS, ratio retours, ratio fees PSP, poids ads dans la contribution.

Le résultat n’est pas seulement un gain de temps. C’est un pilotage fiable. Vous arrêtez de découvrir vos vraies marges en fin d’année.

Ce que ces automatisations changent vraiment dans votre quotidien

Ces dix points suppriment trois douleurs très précises :

• La reconstruction brute/net des ventes et paiements,
• La TVA multi-flux et OSS au dernier moment,
• La marge réelle et la clôture tardive.

Quand elles tournent ensemble, vous gagnez du temps parce que vous ne “réparez” plus les chiffres. Vous gagnez de la sérénité parce que vos décisions reposent sur des données cohérentes chaque mois. Cela représente bien 10h/semaine !

Piloter votre e-commerce automatisé avec Excilio

Notre cabinet d’expertise comptable Excilio n’automatise pas “pour automatiser” votre e-commerce. On part de vos flux réels (Shopify, PSP, marketplaces, retours, pub, stock) et on configure une architecture financière adaptée à votre modèle. Ensuite seulement on automatise ce qui doit l’être, avec supervision humaine sur les points sensibles.

Si vous souhaitez un diagnostic rapide, nous pouvons identifier ensemble les premières automatisations qui vous feront gagner le plus de temps dès ce mois-ci selon votre stack actuelle. Contactez-nous pour en savoir plus sur notre expertise e-commerce !