Clôture comptable mensuel d’un e-commerce : la check-list indispensable

Votre e-commerce génère des flux en continu : ventes brutes et nettes, remboursements, frais de paiement, commissions marketplaces, variations de stock, TVA multi-pays… Si ces données ne sont pas verrouillées chaque mois, votre comptabilité finit par “courir après” l’activité. Résultat classique : un chiffre d’affaires mal reconstitué, une TVA bancale, une marge impossible à lire et des écarts de trésorerie qui apparaissent trop tard…

La clôture mensuelle sert justement à éviter ce scénario. Elle consiste à figer vos chiffres de période, vérifier la cohérence des flux et passer les ajustements nécessaires tant que l’information est fraîche. L’objectif n’est pas d’ajouter du formalisme supplémentaire mais de produire un pilotage fiable et une conformité solide sans attendre la fin de votre exercice.

Voici la check-list mensuelle Excilio. Elle est pensée pour être utile au dirigeant e-commerce, structurée comme un déroulé logique et non comme une suite de cases abstraites.

1. Verrouiller les ventes du mois au bon référentiel

Avant de rapprocher ou d’ajuster, il faut s’assurer que la base des ventes est juste. C’est la première pierre de toute clôture e-commerce.

Repartir des ventes brutes et non des virements

La comptabilité doit enregistrer le chiffre d’affaires à partir des ventes brutes (HT et TVA) puis reconstruire le net. Les payouts reçus sur la banque sont des montants nets après frais et délais, ils ne sont donc jamais un bon point de départ. Une clôture mensuelle commence par l’export Shopify ou par le connecteur comptable pour récupérer l’intégralité des commandes du mois et leurs taxes.

Vérifier la cohérence “Shopify vs comptabilité”

Il est utile de contrôler les grands totaux du mois. D’un côté, Shopify affiche « gross sales », « net sales », « taxes collected » et « refunds ». De l’autre, votre comptabilité doit retrouver les mêmes logiques une fois les écritures passées. Les écarts à ce stade signalent souvent un paramétrage fiscal incorrect ou une mauvaise ventilation des remises et des frais de livraison. 

2. Rapprocher les paiements et les payouts

Une fois le chiffre d’affaires reconstitué, on sécurise l’encaissement réel. C’est la zone où les erreurs se glissent le plus vite en e-commerce. Vigilance !

Traiter chaque PSP comme un compte de passage

Shopify Payments, Stripe, PayPal ou d’autres PSP collectent le paiement client puis versent un net sur la banque. Comptablement, on isole donc un compte de passage par PSP. Les ventes y sont lettrées avec les transactions correspondantes, puis le virement net vient solder le compte. Ce schéma évite de confondre chiffre d’affaires et trésorerie et rend visibles les frais.

Contrôler les délais et les frais prélevés

Les plateformes appliquent des délais de versement et des commissions. Une clôture mensuelle consiste à vérifier que tous les payouts attendus sont bien tombés, que les commissions sont isolées en charges et que les litiges ou chargebacks éventuels sont traités comme des événements distincts. Quand il y a multi-devises, on vérifie aussi le taux de conversion utilisé au moment du virement.

3. Sécuriser les retours, remboursements et avoirs

Les retours sont une mécanique normale d’un e-commerce. Ils doivent être comptabilisés comme tels chaque mois pour ne pas déformer le chiffre d’affaires et la TVA.

Enregistrer les remboursements sur un justificatif conforme

Un remboursement n’est jamais un simple “moins sur le chiffre d’affaires”. Il doit être appuyé par un avoir ou une note de crédit faisant référence à la facture initiale. C’est ce justificatif qui permet la régularisation correcte de votre TVA quand le retour est accepté.

Distinguer le retour logistique du retour comptable

Le fait qu’un colis revienne en entrepôt ne signifie pas automatiquement qu’il doit être remboursé sur la période. En clôture mensuelle, on aligne donc trois éléments : commandes remboursées, avoirs émis et retours réellement réintégrés en stock. Cela évite de sur-corriger une période et de déplacer les écarts sur la suivante.

4. Mettre à jour la TVA sans approximation

La TVA e-commerce ne pardonne pas les approximations, surtout en multicanal et en ventes UE. La clôture mensuelle est le bon moment pour corriger avant la déclaration.

Valider le régime et les seuils applicables

Franchise en base, réel simplifié ou réel normal, OSS pour les ventes B2C intra-UE, IOSS ou règles import selon les cas… La clôture mensuelle consiste à vérifier que le régime réellement applicable correspond au niveau d’activité du mois et que les seuils ne sont pas franchis sans anticipation.

Contrôler la TVA par canal et par pays

Shopify calcule des taxes mais ne remplace pas votre régime TVA. On vérifie donc la ventilation France, UE OSS et hors UE, ainsi que la cohérence entre taxes collectées sur Shopify, factures émises et TVA comptable. Les retours et remboursements sont intégrés ici car ils corrigent la TVA collectée.

5. Fiabiliser le stock et le coût des ventes

Le stock est un des sujets les plus sensibles en e-commerce car il conditionne la marge et le BFR. La clôture mensuelle permet d’éviter une lecture “optimiste” de la rentabilité.

Réconcilier stock théorique et stock comptable

Votre outil logistique ou Shopify affiche un stock opérationnel. La comptabilité doit afficher un stock valorisé. Chaque mois, on vérifie que les achats enregistrés, les sorties liées aux ventes et les retours ont produit une variation cohérente. Quand il y a du stock en transit ou des réceptions non facturées, on les provisionne pour que la période reflète la réalité économique.

Mettre à jour le COGS complet

Le coût des ventes ne se limite pas au coût d’achat. Il inclut les coûts variables liés au produit : préparation, emballage, expédition variable et frais d’approche directement imputables. En clôture mensuelle, on s’assure que ces éléments sont bien rattachés à la période afin d’obtenir une marge brute réelle.

6. Consolider le multi-canal et les marketplaces

Dès qu’une boutique en ligne vend ailleurs que sur son site, la clôture doit consolider les flux correctement. Sinon le chiffre d’affaires et la marge par canal deviennent illisibles.

Rapprocher chaque canal à sa source

Amazon, TikTok Shop, Zalando, Etsy ou boutiques physiques connectées génèrent des ventes et des commissions propres. On vérifie donc que les rapports de chaque canal sont intégrés en brut, que les commissions sont isolées et que les remboursements suivent le même circuit que sur Shopify.

Neutraliser les doublons de collecte

Quand Shopify centralise certaines ventes marketplace via des connecteurs, un risque existe : compter deux fois ou au mauvais endroit. La clôture mensuelle sert à vérifier l’unicité de la vente comptabilisée et son canal exact.

7. Lire la marge du mois au bon niveau

Une clôture mensuelle e-commerce a aussi une finalité de pilotage. Une fois les flux fiabilisés, le mois doit produire une marge exploitable.

Passer de la marge Shopify à la marge réelle

La marge Shopify est une marge catalogue construite sur un coût unitaire souvent incomplet. En clôture, on recalcule la marge à partir du CA net HT moins COGS complet et coûts variables de vente comme les frais PSP et commissions canal. Cette lecture donne une marge “réelle” par produit et par canal, utile pour décider.

Vérifier les signaux d’alerte

Sans entrer dans une liste d’erreurs, un contrôle rapide est toujours sain. Une marge qui s’érode malgré une hausse de volume, une explosion des frais de paiement ou une hausse du taux de retours sont des signaux qui doivent apparaître tout de suite dans votre arrêté mensuel.

8. Formaliser la clôture et archiver les preuves

La valeur d’une clôture tient aussi à sa capacité à être démontrée. Votre e-commerce est contrôlable comme n’importe quelle activité commerciale.

Archiver les exports et rapports du mois

On conserve les exports Shopify, rapports PSP, états marketplaces, listes de retours, inventaires de stock et tout document qui justifie les écritures d’ajustement. Cet archivage mensuel évite les reconstructions douloureuses en fin d’exercice.

Figer la période puis piloter

Une fois les contrôles faits et les ajustements passés, la période est clôturée. C’est ce chiffre “figé” qui devient la base de vos décisions de pricing, d’acquisition et de réassort pour le mois suivant.

Clôturer votre e-commerce chaque mois avec Excilio

Sur le papier, une clôture mensuelle ressemble à une liste à suivre méticuleusement. Dans la réalité, c’est un enchaînement logique qui transforme vos flux e-commerce en données comptables exactes et en indicateurs utiles.

Chez Excilio, nous automatisons la récupération des ventes, des paiements et des canaux puis nous sécurisons les zones sensibles chaque mois : net vs brut, retours, TVA, stock, COGS et marge réelle. Vous obtenez des chiffres fiables tôt dans le mois et vous pilotez avec une vraie lecture économique !

Si vous souhaitez mettre cette check-list en place sur votre boutique ou accélérer votre clôture mensuelle sans perdre en contrôle, vous nous voyez venir : prenez rendez-vous avec nous !