Comment comptabiliser les ventes sur Systeme.io ?

Systeme.io est devenu un outil central pour de nombreux entrepreneurs du digital : formateurs en ligne, coachs, consultants, infopreneurs ou agences. Tunnel de vente, pages de paiement, abonnements, upsells… la plateforme permet de vendre vite et simplement.

Mais une question revient systématiquement : comment comptabiliser correctement les ventes réalisées via Systeme.io ?

Car si l’outil est efficace commercialement, il ne fait pas de comptabilité. Et mal interpréter ses flux peut conduire à des erreurs de chiffre d’affaires, de TVA ou de trésorerie. Voici la méthode correcte pour comptabiliser vos ventes Systeme.io, sans approximation.

Systeme.io : ce que la plateforme fait… et ne fait pas

Systeme.io est avant tout un outil de vente et de facturation commerciale, pas un logiciel comptable. Il permet de 

• Générer des pages de paiement,
• Collecter des règlements via Stripe ou PayPal,
• Emettre des factures ou reçus,
• Suivre les ventes, abonnements et remboursements.

En revanche, Systeme.io n’applique aucune règle comptable ou fiscale. Il ne détermine pas votre chiffre d’affaires imposable, ne calcule pas votre TVA selon votre régime, et ne produit ni journal comptable ni bilan. C’est donc à l’entrepreneur (ou à son expert-comptable) de traduire ces flux en écritures comptables fiables.

Le conseil comptable : partir de la vente, pas de l’encaissement

L’erreur la plus fréquente consiste à comptabiliser uniquement les virements reçus sur le compte bancaire (via Stripe ou PayPal). C’est une mauvaise approche.

En comptabilité, le chiffre d’affaires doit être enregistré au moment de la vente, sur la base :

• Du prix HT,
• De la TVA éventuellement applicable,
• Indépendamment des frais prélevés par la plateforme de paiement.

Systeme.io vous fournit une information clé : la vente brute réalisée. C’est cette donnée qui doit servir de base comptable, pas le montant net encaissé après frais.

Comment enregistrer une vente Systeme.io en comptabilité ?

Prenons un cas simple : une formation vendue 1 000 € TTC via Systeme.io, encaissée via Stripe.

Comptablement, vous devez :

• Enregistrer la vente pour son montant HT en produit.
• Comptabiliser la TVA collectée si vous y êtes assujetti.
• Comptabiliser séparément les frais Stripe ou PayPal comme charges.
• Enregistrer ensuite le mouvement de trésorerie (payout) comme un transfert de fonds.

Cette séparation est essentielle pour :

• Ne pas sous-déclarer votre chiffre d’affaires,
• Déclarer la TVA sur la bonne base,
• Suivre votre marge réelle.

Le cas particulier des frais de paiement avec Systeme.io

Systeme.io ne prélève pas directement les frais de paiement. Ceux-ci sont facturés par Stripe ou PayPal. Ces frais ne diminuent pas votre chiffre d’affaires. Ils constituent une charge externe, généralement comptabilisée en frais bancaires ou commissions sur moyens de paiement.

Si vous enregistrez uniquement le virement net reçu, vous masquez :

• Le niveau réel de vos frais,
• L’impact des moyens de paiement sur votre rentabilité,
• La cohérence entre ventes, TVA et trésorerie.

Abonnements et paiements récurrents : une vigilance particulière

Systeme.io est très utilisé pour vendre des abonnements (formations mensuelles, memberships, coaching récurrent). Comptablement, chaque échéance payée correspond à une vente distincte, à enregistrer à la date du paiement.

Il ne faut pas comptabiliser l’abonnement globalement à la signature, ni lisser arbitrairement sans règle comptable claire.

En cas d’abonnement annuel payé mensuellement, chaque mensualité constitue un produit du mois concerné.

En cas de paiement annuel encaissé d’avance, un traitement en produits constatés d’avance peut être nécessaire selon votre régime et votre organisation comptable.

Upsells, downsells et order bumps : attention au détail

Systeme.io permet d’empiler plusieurs ventes dans un même tunnel. Comptablement, cela ne change rien au principe : chaque ligne vendue est un produit distinct, même si le paiement est unique.

Cela implique :

• Une ventilation correcte des ventes si les taux de TVA diffèrent,
• Une lecture précise du chiffre d’affaires par offre,
• Une cohérence avec vos factures clients.

Remboursements et annulations : comment les traiter

Lorsqu’un client est remboursé via Systeme.io :

• La vente initiale doit être annulée comptablement,
• La TVA collectée doit être corrigée,
• Les frais de paiement éventuellement conservés doivent rester en charge.

Un remboursement n’est jamais un “oubli de vente”, c’est une contre-écriture. Mal gérés, les remboursements sont une source fréquente d’écarts de TVA et de résultats inexpliqués.

TVA et Systeme.io : ne pas se fier aux réglages par défaut

Systeme.io permet d’afficher ou non la TVA sur les pages de paiement, mais il n’est pas garant de votre conformité fiscale.

Selon votre situation, les règles diffèrent : franchise en base de TVA, TVA française classique, TVA intra-UE pour les ventes numériques, exonération éventuelle selon la nature de la prestation.

La TVA se raisonne au niveau de l’entreprise, pas au niveau de l’outil. Un mauvais paramétrage peut donner l’illusion d’une conformité alors que les déclarations sont incorrectes.

Comment automatiser la comptabilisation des ventes Systeme.io ?

Pour éviter les ressaisies manuelles, la bonne pratique consiste à :

• Exporter les ventes Systeme.io (CSV),
• Récupérer les rapports Stripe / PayPal,
• Connecter ces flux à un outil comptable adapté (comme Pennylane),
• Mettre en place des règles de ventilation automatiques.

L’objectif n’est pas d’avoir “moins de comptabilité”, mais une comptabilité fiable, traçable et pilotable, même avec des volumes importants.

Pourquoi Systeme.io nécessite une vraie lecture comptable ?

Systeme.io est un excellent outil commercial, mais il crée une illusion fréquente : celle d’une activité “simple” à gérer. En réalité, les tunnels de vente, abonnements, remboursements, multi-devises et PSP rendent la comptabilité plus technique, pas moins.

Sans méthode claire, on se retrouve rapidement avec un chiffre d’affaires sous-déclaré, une TVA mal calculée, une trésorerie difficile à expliquer et une marge floue.

L’idéal est s’entourer d’un expert-comptable spécialisé Systeme.io. 

Votre comptabilité Systeme.io avec Excilio

Chez Excilio, nous accompagnons de nombreux utilisateurs de Systeme.io : formateurs, coachs, consultants, agences, créateurs de contenus.

Notre rôle est de traduire les ventes issues des tunnels en données comptables exactes, puis en indicateurs utiles pour piloter l’activité.

Nous ne nous contentons pas d’enregistrer des flux : nous reconstruisons une lecture claire entre ventes, paiements, frais, TVA et trésorerie. C’est cette structuration qui permet à Systeme.io de rester un levier de croissance… et non une zone grise comptable !

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