Migrer vers Pennylane : comment réussir votre transition comptable ?

Migrer votre comptabilité vers Pennylane n'est pas un simple changement d'outil, c’est une transition stratégique, à la croisée de la performance financière, de l’automatisation et du pilotage en temps réel. Ce guide complet vous accompagne à chaque étape, du cadrage initial à la mise en production, pour garantir une migration fluide, sans perte d’information, ni interruption comptable. Objectif : faire de Pennylane un levier de croissance pour votre entreprise, sans conflit ni perte de données avec vos usages actuels.

Pourquoi envisager une migration vers Pennylane ?

Si nous avons décidé d’y consacrer un guide, c’est parce que de nombreuses entreprises nous sollicitent pour quitter leurs logiciels comptables traditionnels et migrer vers Pennylane. La raison ? Un besoin croissant de réactivité, de visibilité en temps réel, et d’intégration avec les outils métiers.

Avec un logiciel classique, la comptabilité est souvent déconnectée du quotidien de l’entreprise. Les données sont en silos, les exports manuels nombreux, les décisions financières se prennent avec plusieurs semaines (voire mois) de retard. À l’inverse, Pennylane synchronise les flux bancaires, les factures, les justificatifs, et offre un espace de collaboration fluide avec l’expert-comptable.

C’est donc un outil qui améliore non seulement la productivité comptable, mais aussi la capacité de pilotage de l’entreprise !

Une transition comptable stratégique (et pas une simple bascule d’outil)

Migrer vers Pennylane, ce n’est pas simplement "changer de logiciel". C’est repenser l’ensemble de sa gestion comptable et financière :

• À quel moment de l’année migrer ?
• Quelles données historiques reprendre ?
• Qui va paramétrer les automatismes comptables ?
• Comment organiser la continuité des obligations déclaratives ?

Cette migration doit être envisagée comme un projet à part entière, avec un chef de projet (idéalement l’expert-comptable spécialiste de Pennylane), un périmètre clair, un planning défini, et des jalons validés. L’objectif est d’éviter toute rupture d’information tout en optimisant la structure comptable pour l’avenir.

Préparer votre migration Pennylane : les prérequis indispensables

Avant de lancer la migration vers Pennylane, une phase de préparation s’impose. Chez Excilio, nous retenons systématiquement l’attention de nos clients sur les points suivants :

• Cartographie des outils existants : identifier tous les outils en lien avec la comptabilité (facturation, banque, CRM, paie…).
• Analyse des flux et des volumes : combien de factures clients/fournisseurs par mois ? Quelle volumétrie bancaire ? Quels justificatifs à intégrer ?
• Qualité des données à transférer : s’assurer que les journaux comptables, balances, pièces justificatives sont exploitables.
• Définition des responsabilités : qui, entre l’entreprise, le cabinet d’expertise comptable (nous) et Pennylane, intervient à quelle étape ?

Une migration bien préparée est une migration réussie.

Le rôle clé de l’expert-comptable dans la réussite de la migration

L’expert-comptable est au cœur du processus de votre migration vers Pennylane. Il intervient sur plusieurs niveaux :

• Audit de l’existant : état des lieux comptable, analyse des flux, vérification de la tenue des journaux.
• Paramétrage initial sur Pennylane : création du plan comptable, paramétrage des journaux, définition des règles d’imputation automatique.
• Récupération des historiques : reprise de la balance d’ouverture, import des factures déjà enregistrées, archivage des justificatifs.
• Formation et accompagnement : aide à la prise en main de Pennylane, documentation interne, suivi des premiers mois.

Chez Excilio, tous les collaborateurs experts-comptables et comptables sont formés et certifiés sur Pennylane pour assurer une migration sans friction.

Les 7 étapes clés pour une migration réussie vers Pennylane

1. Audit et cadrage du projet

Tout commence par un audit de votre système comptable actuel : structure juridique, plan comptable, logiciel utilisé, organisation interne. Cette étape permet de définir un calendrier réaliste et d’identifier les points sensibles (par exemple, migration en cours d’exercice ? plusieurs banques à connecter ? logiciels à interfacer ?).

L’audit prépare le terrain de la migration qui ne doit pas être prise à la légère.

2. Reprise des données comptables

Il s’agit ici de récupérer toutes les informations essentielles pour assurer la continuité de votre comptabilité, sans perte de données :

• Balance d’ouverture ou balance de clôture N-1
• Journaux de vente, d’achat, de trésorerie
• Grand livre
• Fichiers clients/fournisseurs
• Etc.

Ces données seront importées dans Pennylane pour que la transition ne crée aucune rupture de suivi, en s’assurant de la correspondance des libellés et autres écritures comptables.

3. Paramétrage du dossier sur Pennylane

L’outil de comptabilité Pennylane doit être entièrement configuré pour importer de manière optimale toutes vos données :

• Définition des comptes généraux
• Paramétrage de la TVA (mensuelle, trimestrielle, exonérations...)
• Création des utilisateurs et de leurs rôles
• Connexion des comptes bancaires (synchronisation automatique)
• Mise en place des règles d’imputation automatique pour simplifier les opérations futures

L’expert-comptable est justement là pour vous éviter des oublis critiques pour la suite.

4. Connexion des outils externes

C’est la force même de Pennylane : le logiciel s’interface avec la plupart des outils utilisés par les entreprises : Stripe, Shopify, Qonto, PayFit, Axonaut, etc. Cette étape permet d’automatiser le maximum de flux et d’éviter les doubles saisies.

Selon les outils à connecter, les manipulations à réaliser sont plus ou moins complexes et nécessitent parfois l’intervention d’un expert Pennylane. En tant que partenaire, Excilio vous fait gagner beaucoup de temps sur ces tâches !

5. Phase de test et validation

Avant le basculement officiel, un test grandeur nature est effectué : import d’écritures récentes, génération de pièces, vérification des imputations. Il peut être utile de maintenir une double saisie temporaire pour sécuriser la transition comptable.

Objectif : s’assurer que tout bien rattaché dans Pennylane avant le lancement définitif.

6. Lancement opérationnel

Une fois les tests validés, vous pouvez envisager la bascule définitive sur Pennylane. Votre cabinet d’expertise comptable prend le relais sur la tenue courante de votre comptabilité, les déclarations, les clôtures, les tableaux de bord. Les utilisateurs internes disposent d’un accès simple, intuitif et collaboratif. Tout est fonctionnel !

7. Suivi et ajustements

Les premières semaines post migration sont cruciales : suivi régulier avec l’expert-comptable, ajustements éventuels des automatisations, accompagnement dans la lecture des données financières, apprentissage des nouvelles fonctionnalités... L’objectif : rendre les utilisateurs totalement autonomes et exploiter le maximum de possibilités avec Pennylane.

Quelles erreurs fréquentes éviter lors de la migration ?

Plusieurs écueils peuvent compromettre une migration réussie vers Pennylane. Voici les plus courantes auxquelles nous avons régulièrement dû faire face chez Excilio :

• Choisir une période inopportune : éviter les périodes de clôture ou de déclaration fiscale.
• Mal définir le périmètre : oublier certains flux à intégrer (par exemple, une carte bancaire secondaire).
• Sous-estimer la formation : la réussite repose sur l’appropriation par les équipes.
• Automatiser sans vérifier : les règles doivent être testées, contrôlées, puis validées.
• Négliger les historiques : sans bonne reprise, impossible d’assurer un suivi clair.

Un accompagnement rigoureux permet évidemment d’éviter ces pièges.

Quels délais prévoir pour une migration complète vers Pennylane ?

Les délais varient selon la complexité comptable de votre entreprise :

• Pour une TPE sans volumétrie complexe : 2 à 3 semaines
• Pour une PME avec plusieurs établissements ou outils : 4 à 6 semaines
• Pour un entité multi-groupes : sur mesure

Idéalement, il est recommandé de :

• Lancer la migration en début d’exercice comptable (de préférence)
• Anticiper 1 mois de préparation en amont
• Prévoir un mois post-migration de suivi rapproché

Exemple de planning de migration réussi avec Excilio

Un cas concret récemment rencontré chez Excilio : une société de services digitaux avec comptabilité internalisée sous Excel + outil de facturation SaaS + banque Qonto. Clôture en juin.

Voici le rétroplanning qui a été mis en place :

• Semaine 1 : audit, définition du périmètre, planification
• Semaine 2-3 : reprise des historiques, paramétrage Pennylane, connexion des outils
• Semaine 4 : tests, double saisie, validation des flux
• Semaine 5 : bascule officielle, clôture sur ancien outil, ouverture sur Pennylane
• Semaine 6-8 : suivi intensif, mise en place des tableaux de bord personnalisés

Résultat : une comptabilité structurée, une visibilité en temps réel et une automatisation des saisies à 80 % dès le 2e mois. Il n’y a pas de secret, vous devez être bien entouré !

Migrer vers Pennylane avec Excilio 

Chez Excilio, nous sommes plus que de simples utilisateurs experts-comptables de Pennylane : nous en sommes des partenaires stratégiques. Chaque migration est cadrée, documentée, suivie, en lien étroit avec les équipes techniques du logiciel.

Notre promesse :

• Une transition sans rupture ni perte de données
• Un pilotage collaboratif dès le premier mois
• Une autonomie progressive pour vos équipes internes
• Une maîtrise de l’ensemble des fonctionnalités

Contactez-nous pour une migration fluide et maîtrisée vers Pennylane, sans stress, sans compromis !